Zajištění finančních prostředků a management sponzorství :

• Vyhledání potenciálních sponzorů ve spolupráci s místním organizačním výborem
• Výroba manuálu pro sponzory a vystavovatele s nabídkou různých forem sponzorství a pronájmu výstavních ploch.
• Administrace a správa veškerých činností spojených se sponzorskými příspěvky a poplatky za výstavní plochy.
• Celkový management výstavy zahrnující výběr a zajištění vhodných prostor.

Management a finanční konzultace:

• Rozpočet - jeho stanovení a dodržování
• Finanční poradenství během příprav i během akce
• Závěrečná finanční zpráva
• Finální audit

V případě využití našich služeb přebíráme veškerou zodpovědnost za finanční záležitosti konference. Financování a účetnictví každé akce je vždy otevřené a jsme tedy připraveni kdykoli prezentovat veškeré faktury, doklady a účty organizačnímu výboru.

Výběr místa konání akce:

• Dle velikosti a typu akce navrhneme organizačnímu výboru prostory vhodné z hlediska velikosti, polohy, ubytovacích kapacit, dopravní dostupnosti atd.
• Zajistíme veškeré formality a smlouvy spojené s pronájmem, dále technické zařízení, potřebný personál, atd.

Catering / Stravování:

• Dle velikosti a typu akce navrhneme organizačnímu výboru prostory vhodné z hlediska velikosti, polohy, ubytovacích kapacit, dopravní dostupnosti atd.
• Zajistíme veškeré formality a smlouvy spojené s pronájmem, dále technické zařízení, potřebný personál, atd.

Hotelové služby:

• Zajistíme dostatečnou kapacitu vhodného ubytování v různých kategoriích ubytovacích zařízení a postráme se o veškerou administrativu spojenou s rezervacemi hotelů pro účastníky a VIP hosty.

Doprava:

• Zajistíme místní dopravní firmu pro potřebné transfery (doprava účastníků z letistě a na letistě, doprava mezi hotely a kongresovým centrem, doprava na doprovodné akce). Postaráme se o celkovou organizaci (pružné reakce na změny časů, letů, hotelů. atd.)

Registrace účastníků:

• Zajištění online registračního systému
• Otevření bankovního účtu umožňující klientům platbu registračního poplatku kreditní kartou přes kongresové webové stránky.
• Zajištění registrace účastníků přímo v místě konání akce
• Zpracování dodatečných požadavků účastníků (změny, rušení registrací)
• Příprava, zpracování a distribuce propagačních materiálů pro účastníky kongresu
• Příprava a tisk jmenovek
• Vytvoření seznamu účastníků a statistika kongresu
• Evidence dlužných částek a jejich vymáhání
• Zajištění služeb pro VIP hosty (řečníci, členové výboru, atd.), registrace, ubytování, doprava

Webove stánky a IT služby:

• Kompletní zajištění a aktualizace webové stránky (graficky i obsahově). Prezentace programu konference, příspěvků / abstrakt a obecných informací pro účastníky.
• Use of networking and community media to strengthen networking and information sharing before, during and after the conference.
• Webcasting presentations and events
• Online file sharing
• Participant marketing via email and new network media

Logo konference & marketingové materiály:

• Grafické zpracování loga konference ve spolupráci s místním organizačním výborem
• Grafické zpracování a rozeslání prvního a druhého ohlášení konference
• Návrh, výroba a zajištění tisku konečného programu, knihy s příspěvky / abstrakty a jiných tištěných materiálů.

Abstrakta / příspěvky:

• Příprava portálu pro online přihlašování abstrakt / příspěvků, jeho správa a aktualizace
• Administrace přihlášených abstrakt / příspěvků (e-mailem nebo online), komunikace s autory
• Poskytnutí online systému pro schvalování abstrakt / příspěvků
• Spravování přehledu obdržených abstrakt / příspěvků a následné statistiky (slouží pro celkové hodnocení konference)
• Vyrozumění autorů po vyhodnocení abstrakt / příspěvků (ústní prezentace, postery)
• Obecná komunikace s autory abstrakt / příspěvků